Bezpieczne archiwizowanie czyli backup danych

Kategorie archiwalne dokumentów

Praktycznie wszystkie państwowe i niepaństwowe jednostki organizacyjne są zobowiązane ustawowo do zapewnienia należytych warunków przechowywania dokumentów, czyli przechowywania materiałów archiwalnych, powstałych w wyniku ich działalności.

Oznaczanie kategorii archiwalnych dokumentacji dzieli się na:

• dokumentację archiwalną kategorii “A”, czyli kategoria archiwalna dokumentacji stanowiąca materiały posiadające trwałą wartość historyczną, które winny zostać przekazane do archiwum państwowego na wieczyste składowanie,
• dokumentację niearchiwalną o długim okresie przechowywania (kat. B – 50 i Be – 25),
• dokumentację niearchiwalną o czasowej wartości praktycznej (kat. B-10, B-5).

Przed przekazanie akt do archiwum pracownik biurowy przegląda je i porządkuje, wykonując kilka czynności:

• usuwa akt kategorii Bc,
• usuwa zbędne egzemplarze (ew. brudnopisów) pism,
• układa chronologicznie pisma zaliczone do akt jednej sprawy, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
• wkłada do teczek spisu spraw,
• opisuje teczki na zewnętrznej stronie okładki.